Den gode ansøgning fra kor eller orkestre

Amatørmusikkens ensembler har brug for økonomisk støtte til mange typer projekter: det kan være koncerter, turneer, indkøb af noder, indkøb af instrumenter og meget mere. Til sådanne formål skrives hvert år mange ansøgninger til både private fonde og offentlige støtteinstanser, og det er selvfølgelig vigtigt at formulere sin ansøgning bedst muligt for at komme i betragtning. Her følger en række råd og anvisninger, og i vore dage er internettet (Google) en stor hjælp, når man skal formulere sin ansøgning.

1. Hvor og hvem skal jeg søge?
For det første skal man finde ud af, hvilke steder man vil søge. Der findes fondsoversigter både i bogform og på cd-rom, - spørg på biblioteket. En fondsliste findes også til fri downloading under menupunktet Legatfortegnelse, - se til venstre i skærmbilledet..

Når man har fundet ud af, hvor man vil søge, skal man udforme sin ansøgning til hvert enkelt sted. Man kan naturligvis spare tid ved på sin computer at lave en grundversion med de oplysninger, som vil være fælles for alle ansøgningerne, men ellers er det tilrådeligt at udforme hver enkelt ansøgning til modtageren under hensyn til fondens formål, som er beskrevet i fondens fundats. Mange fonde har i dag deres egen hjemmeside, som man let kan finde frem til via internettet (Google), og der vil formålene som regel være at finde.

2. Ansøgningsfrister og ansøgningsskemaer.
Husk at undersøge ansøgningsfrister samt se, om der skal bruges et specielt ansøgningsskema. Selv om der skal det, vil det altid være en god idé at vedlægge et følgebrev, så ansøgningen får et mere personligt præg. Nogle fonde forlanger endvidere ansøgningen sendt i flere eksemplarer. Søg i god tid! Mange fonde afholder kun få bestyrelsesmøder hvert år, så behandlingen af ansøgningen kan tage tid. Dertil kommer, at sidste øjebliks ansøgninger, - f.eks. en ansøgning sendt bare en måned før en koncert skal finde sted, - kunne give fondsbestyrelsen det indtryk, at ansøgeren åbenbart ikke er særlig god til at disponere sit projekt rent tidsmæssigt, medmindre helt akut opståede problemer retfærdiggør, at man er så sent ude. Anfør også dit orkester eller kors CVR-nummer (eller kassererens CPR nummer, hvis I benytter det). De fleste fonde forlanger dette nummer opgivet i forbindelse med behandlingen af ansøgningen.

3. Ansøgningens indledning.
Ansøgningen skal naturligvis stiles til den navngivne fond eller institution. "To Whom It May Concern"-ansøgninger eller ansøgninger, som indledes uden den ansøgte fonds eller institutions navn, er sjældent velsete. Hvis du bruger dokumentfletning, sørg endelig for at dobbeltchecke, at fletningerne passer med adressaten!

Som overskrift kan anføres, at man søger xxx kroner i støtte til xxx formål. Det gør det lidt nemmere for modtageren at journalisere ansøgningen.

4. Ansøgningens indhold.
Der skal gøres rede for dit eget projekt, og hvorfor du eller I netop vil det. Et spændende musikprojekt har et indhold, som er specielt og fanger øjet. Og alt andet lige vil et sådant projekt have større muligheder for at blive støttet end et projekt med en musik, som hundrede andre orkestre eller kor laver. Skriv navnene på dem, der er indblandet i projektet, angiv tidsforløbet.

5. Budget.
Enhver ordentlig ansøgning har vedlagt et budget. Drejer det sig eksempelvis om køb af et orkesterinstrument, gerne en tilbudspris fra en forhandler, og drejer det sig om en turné, hele turens budget inklusive rejse og ophold samt hvad deltagerne forventes selv at skulle betale for turen. Når det drejer sig om amatørensembler, forventer fondene sædvanligvis en rimelig deltagerbetaling. Det, fonden støtter, er jo ikke feriedelen af projektet, men præsentationen af et dansk ensemble og også gerne dansk musik i udlandet.

Er der en indtægtsside for projektet, skal den naturligvis også anføres.

Det vil også være styrke ansøgningens troværdighed at vedlægge sidste års regnskab, - nogle fonde forlanger det direkte.

Skriv også, hvilke andre fonde eller institutioner du samtidig har søgt eller kunne tænke dig at søge.  

Det er vigtigt at anføre så realistiske budgettal som muligt: fondsbestyrelser er erfarne ansøgningslæsere. De ved temmelig nøjagtigt, hvad tingene koster, og man opnår sædvanligvis ikke noget positivt ved at puste budgetposterne op.

6. Sidst, men ikke mindst.
Får du bevilget en støtte, så skriv og sig tak. Og efter projektets afslutning er det også en god idé at sende fonden en kort beskrivelse af, hvordan alting er forløbet. Fondsbestyrelser består også af mennesker, som glæder sig over en melding om, at de ensembler, de støtter, også værdsætter det.